De kosten van een personeelsfeest bestaan uit kosten per gast en kosten voor het evenement als geheel. Catering en drank hangen vaak samen met het aantal deelnemers en de duur. Locatie, techniek, inrichting en voorbereiding kunnen deels vaste kosten zijn. Daardoor is een losse prijs per persoon alleen bruikbaar als duidelijk is wat erbij hoort.
Begin bij dezelfde uitgangspunten
Noteer het aantal gasten, de locatie, de begin- en eindtijd en de gewenste invulling. Geef aan of er een maaltijd wordt verzorgd, of u een DJ wilt en welke voorzieningen al aanwezig zijn. Vergelijk offertes op diezelfde basis.
Een feest op eigen terrein bespaart mogelijk externe zaalhuur, maar kan extra inrichting en voorzieningen vragen. Een bestaande feestlocatie kan juist al een bar, toiletten of techniek bieden. Beoordeel daarom het totaal.
Zo werken vaste kosten door
Onderstaand voorbeeld laat uitsluitend zien hoe de rekensom werkt. Het is geen offerte, marktgemiddelde of prijslijst van CaterEvents. We nemen voor de illustratie €65 per gast en €2.000 vaste kosten, exclusief btw. Extra benodigde capaciteit is niet meegerekend.
| Gasten | Variabel | Vast | Totaal excl. btw | Per gast excl. btw |
|---|---|---|---|---|
| 50 | €3.250 | €2.000 | €5.250 | €105 |
| 100 | €6.500 | €2.000 | €8.500 | €85 |
| 250 | €16.250 | €2.000 | €18.250 | €73 |
Meer gasten verdelen de vaste kosten over meer mensen. In de praktijk kan een grotere groep echter ook extra bars, personeel of keukenvoorzieningen nodig maken. Vraag daarom altijd om een begroting voor uw eigen gezelschap.
Controleer wat inbegrepen is
Vraag naar eten, drank, personeelsuren, transport, materialen en opbouw. Laat vastleggen hoe extra uren en meer gasten worden berekend. Bij drankverzorging maakt het uit of een arrangement, verbruik of een afgesproken maximum geldt.
Stuur op wat voor uw team telt
Een passend menu, voldoende service en een bruikbare locatie zijn een goed vertrekpunt. Deel uw budget met CaterEvents, dan kunnen we gericht bespreken welke invulling daarbij past. Bekijk de mogelijkheden voor personeelsfeesten en vraag een begroting aan.