Een nieuwjaarsreceptie werkt prettig wanneer ontvangst, toespraak en borrel een duidelijke plaats hebben. Bepaal eerst wie u uitnodigt en hoeveel tijd gasten beschikbaar hebben. Daarop stemt u de locatie, catering en het programma af.
Medewerkers of zakelijke relaties
Een interne receptie kan direct aansluiten op de werkdag. Bij klanten en partners moet u ook rekening houden met reistijd, parkeren en een ruimere aankomstperiode. Geef in de uitnodiging aan wanneer het officiële moment begint en wat de culinaire invulling is.
Maak duidelijk of gasten vrij kunnen inlopen of op een vast moment worden verwacht. Dat helpt om ontvangst en de eerste serveerronde te plannen.
Houd het officiële moment overzichtelijk
Een toespraak krijgt aandacht wanneer gasten de spreker goed kunnen zien en horen. Stem met de catering af dat tijdens dit moment geen druk uitgiftepunt wordt geopend. Test de techniek vooraf en houd de route naar de spreker vrij.
Plan na de toespraak bewust tijd voor gesprekken. Als het officiële programma de hele bijeenkomst vult, blijft weinig gelegenheid over om relaties persoonlijk te spreken.
Pas hapjes en drank aan op het tijdstip
Een ontvangst in de ochtend vraagt een andere invulling dan een receptie aan het einde van de middag. Bij een borrel rond etenstijd is het belangrijk of gasten een maaltijd mogen verwachten. Bespreek daarom duur en porties samen.
Maak alcoholvrije keuzes zichtbaar onderdeel van het assortiment. Water, koffie, thee en een feestelijke alcoholvrije drank bieden mogelijkheden voor gasten die nog werken of reizen.
Voorbeeld van een compacte opzet
Een mogelijke indeling is ontvangst van 16.00 tot 16.30 uur, een korte toespraak om 16.30 uur en een aansluitende borrel tot 18.00 uur. Dit is een voorbeeldplanning; pas de tijden aan uw gasten en locatie aan. Zet ook opbouw en opruimen in het draaiboek.
Wilt u een nieuwjaarsreceptie laten verzorgen? CaterEvents helpt met de culinaire invulling en de onderdelen van de organisatie die u wilt uitbesteden. Bespreek uw plannen en verwachte aantal gasten.