Een bedrijfsfeest op eigen terrein is goed te organiseren als u vooraf onderzoekt wat de locatie al biedt en wat tijdelijk nodig is. Begin met het aantal gasten, de gewenste tijden en een indeling. Daarna volgen catering, technische voorzieningen en afspraken over opbouw en afbouw.
Breng de locatie in kaart
Loop met de organisator door de ruimte. Waar komen gasten binnen, waar hangen jassen en waar kunnen mensen zitten? Een hal die overdag ruim lijkt, kan tijdens een feest vol raken door een bar, buffet, podium en dansvloer. Reserveer ook werkruimte voor personeel en een route voor leveranciers.
Neem de bereikbaarheid mee. Leveranciers moeten kunnen lossen zonder de ontvangst te hinderen. Bespreek hoe de werkplek vóór de opbouw wordt vrijgemaakt en wanneer de bedrijfsactiviteiten weer moeten kunnen beginnen.
Laat voorzieningen controleren
Een tijdelijk ingerichte ruimte vraagt om aandacht voor stroom, water, toiletten en de werkplek van de catering. Laat de betrokken leveranciers beoordelen welke aansluitingen en capaciteit nodig zijn. Ga niet op basis van het aantal zichtbare stopcontacten uit van voldoende stroom.
Bespreek ook geluid, toegankelijkheid, vluchtwegen en eventuele locatie- of gemeentelijke voorwaarden met de verantwoordelijke partijen. Een eigen terrein betekent niet dat ieder programma zonder verdere controle kan worden uitgevoerd.
Kies catering die bij de ruimte past
Een buffet vraagt om plaats voor de uitgifte en voor gasten die hun bord samenstellen. Bij foodcorners wordt de uitgifte over meerdere punten verdeeld. Een walking dinner vraagt juist om bruikbare serveerroutes en voldoende plekken om gerechten neer te zetten.
Maak de keuze daarom tegelijk met de indeling. Wilt u eerst rondleidingen geven en daarna dineren? Leg dan vast welke gasten bij welk onderdeel aanwezig zijn en of de ruimte tussendoor verandert.
Werk met één programma
Leg ontvangst, toespraken, diner, muziek en het einde van de avond in één planning vast. Neem daarin ook het werk achter de schermen op. Spreek af wie wijzigingen doorgeeft en wie op de dag zelf het overzicht houdt.
Een praktisch voorbeeld is een open dag die overgaat in een personeelsfeest. Het gastenbestand, de catering en het drankverbruik kunnen per dagdeel verschillen. Door die onderdelen vooraf te scheiden, wordt de uitvoering duidelijker en zijn kosten achteraf beter te begrijpen.
Neem deze gegevens mee naar uw aanvraag
De gewenste datum, het aantal gasten per dagdeel, een plattegrond of foto’s, de beschikbare voorzieningen en uw globale budget vormen een bruikbare start. Vermeld ook welke onderdelen u zelf verzorgt.
CaterEvents denkt mee over de catering en de organisatie op uw eigen locatie. Bekijk Totale ontzorging of bespreek uw plannen voor een bedrijfsfeest.